Protection des données dans les espaces de coworking

Après que la pandémie de COVID-19 a forcé de nombreuses entreprises à adopter des modèles de travail à distance à temps plein, de nombreux experts et chefs d’entreprise réinventent comment, quand et où les employés peuvent travailler. Alors que certains professionnels retournent dans leurs immeubles de bureaux, d’autres choisissent de travailler à domicile, dans leur cour, dans leurs cafés et dans d’autres environnements non traditionnels.

Alors que de plus en plus d’entreprises répondent aux préférences des employés et adoptent des options de travail hybrides, qui permettent aux employés de « travailler de n’importe où », certaines explorent de nouvelles offres d’environnement de travail, telles que les espaces de coworking.

Le coworking, ou travail en commun, permet aux professionnels de différentes entreprises et industries de partager le même espace de bureau. En échange de frais de location, les bureaux de coworking offrent aux employés un espace de travail, une connexion Wi-Fi, des services d’impression et des cuisines, des salles de bains et des salons communs, ainsi que des équipements spéciaux, notamment des collations, des jeux et même des cours de yoga.

De nombreux employés et entreprises ont trouvé les espaces de travail communs très bénéfiques. Diverses entreprises adoptent la flexibilité offerte par les espaces de coworking. Les employés peuvent toujours profiter d’un environnement de bureau quand ils le souhaitent et les entreprises n’ont pas à signer de baux à long terme pour de grands espaces de bureau qui ne sont pas toujours pleins.

Les espaces de coworking ont été popularisés par les pigistes, mais cela a changé. Aujourd’hui, alors que le travail à distance est devenu plus courant, les employés de tous horizons recherchent des espaces de coworking. Avec les entreprises qui envisagent de réduire leurs effectifs ou de fermer leurs bureaux, le coworking pourrait devenir encore plus populaire. Le nombre d’espaces de coworking dans le monde devrait plus que doubler d’ici 2024, dépassant les 40 000. Selon CBRE, le nombre de bureaux de coworking au Canada a augmenté de 303% en 5 ans,

Les espaces de coworking sont peut-être l’avenir du travail, mais ils peuvent également présenter de graves risques pour ceux qui gèrent des données confidentielles, car les espaces de travail partagés et les réseaux Internet peuvent entraîner des violations de données potentielles. Les employés travaillant dans un environnement de travail commun devraient tenir compte de ces cinq conseils pour protéger leurs données.

1. Suivez une politique de bureau propre:  Une politique de bureau propre est une pratique de sécurité de l’information qui exige que les travailleurs veillent à ce que les informations confidentielles ne soient pas laissées à la vue du public chaque fois qu’ils quittent leur espace de travail. Bien que les politiques de bureau propre soient courantes dans les bureaux d’affaires traditionnels, elles sont particulièrement pertinentes pour les espaces de coworking, car les membres peuvent travailler à côté de personnes inconnues. De plus, avant de quitter un espace de travail pour prendre une collation ou communiquer avec un collègue, les travailleurs doivent s’assurer que leur ordinateur est verrouillé et protégé par mot de passe. Les documents contenant des informations sensibles doivent être rangés et non laissés sans surveillance.  
   
   
2. Afficher les données sensibles dans un espace privé :  Les employés des espaces de coworking peuvent travailler à proximité d’autres personnes, ce qui permet aux mauvais acteurs de visualiser plus facilement des informations sensibles sans se faire remarquer. Les employés devraient trouver un endroit privé ou moins peuplé pour examiner les documents et les fichiers numériques contenant des données privées dans la mesure du possible. Si aucun espace privé n’est disponible, les travailleurs devraient envisager d’utiliser un filtre de confidentialité pour ordinateur portable, qui bloque les écrans d’ordinateur des spectateurs.
   
   
3. Utilisez un VPN :  Le Wi-Fi gratuit est l’une des nombreuses commodités des espaces de travail communs, mais il invite également à un plus grand risque que les pirates informatiques accèdent à des données sensibles. Même le Wi-Fi qui nécessite un mot de passe pour accéder ne signifie pas qu’il s’agit d’une connexion sécurisée.

Pour aider à protéger les données confidentielles sur les réseaux Internet communaux, les employés doivent utiliser un réseau privé virtuel (VPN), qui cache l’adresse IP d’un utilisateur, de sorte que son activité Internet ne soit pas aussi facilement traçable. La plupart des VPN sont relativement abordables et constituent un investissement judicieux pour tous ceux qui ont besoin d’une protection efficace des données dans les espaces de coworking.

• Récupérez immédiatement les papiers imprimés :  Les espaces de travail communs offrent souvent une imprimante partagée pour les membres. C’est une commodité utile pour beaucoup, mais trop souvent, les travailleurs envoient un document à une imprimante et oublient de le récupérer, laissant potentiellement des documents confidentiels exposés à d’autres personnes dans le bâtiment. Au lieu de cela, les employés devraient récupérer leurs documents imprimés dès qu’ils sont disponibles pour aider à garder les informations confidentielles privées. De même, s’ils font des copies, les employés doivent s’assurer d’avoir toutes les copies et le document original en leur possession avant de quitter la zone d’impression.
  
  
• Évitez de jeter des données privées dans les poubelles ou les bacs de recyclage :  Les mauvais acteurs peuvent facilement voler des documents contenant des données privées dans des poubelles ou des bacs de recyclage dans des espaces de coworking. Au lieu de cela, les employés devraient choisir de détruire tous les documents contenant des informations personnelles, financières ou de santé par le biais d’un service professionnel de déchiquetage de documents sécurisé.

Les solutions Shred-it prennent en charge les travailleurs en tout lieu

Les services de destruction d’informations sécurisées de Shred-it sont conçus pour répondre à un large éventail de besoins pour les entreprises et les employés de tous les secteurs et emplacements. Shred-it offre des options de destruction de papier ponctuelles ou régulières pour les petites et grandes entreprises. Les employés travaillant à domicile ou dans des espaces de coworking peuvent également accéder à des services de destruction de documents de qualité professionnelle avec les options de déchiquetage résidentiel et de dépôt de Shred-it.