Déchiquetage de documents cycle de vie déchiquetage sécurisé

Assurer la sécurité des informations privées n’a jamais été aussi critique pour les entreprises. La protection des données confidentielles réduit non seulement les risques de violation de données des entreprises, mais peut également les aider à établir et à maintenir la confiance de leurs employés et de leurs clients.

Certaines organisations choisissent de se débarrasser des documents confidentiels à l’aide de bacs de recyclage bleus traditionnels. Bien que ces bacs puissent être considérés comme une option d’élimination respectueuse de l’environnement, ils peuvent également laisser des informations confidentielles exposées et à risque, créant ainsi un foyer de possibilités pour la criminalité. Une gestion et une élimination inadéquates des documents peuvent exposer l’information, ce qui peut être un catalyseur pour les 106 945 plaintes de vol d’identité et de fraude signalées au Centre antifraude du Canada en 2021.

Pour mieux comprendre ces risques, il est important de comprendre le cycle de vie des documents éliminés dans un « bac bleu » traditionnel et comment il se compare au processus sécurisé de déchiquetage et de recyclage des documents avec Shred-it.

Vulnérabilités de l’élimination traditionnelle des documents

Presque tous les points du processus traditionnel de « bac bleu » comportent le risque potentiel d’exposer des informations confidentielles. Ce qui suit met en évidence cinq domaines où des vulnérabilités sont présentes.

1. Bacs de recyclage : Une fois que les employés ont fini d’utiliser des documents confidentiels, ils les déposent dans le bac de recyclage bleu le plus proche. Cela expose potentiellement le contenu des documents à tout le monde dans le bureau, y compris les invités et d’autres personnes qui n’auraient normalement pas accès aux informations sensibles.
2. Sacs poubelles: Une fois recueillis, les documents sont rassemblés dans de grands sacs ou bacs en plastique, ce qui peut à nouveau exposer des informations confidentielles à tous les passants dans un immeuble de bureaux. De nombreuses entreprises peuvent ne pas comprendre que laisser ces articles exposés peut présenter un risque potentiel. La réalité, cependant, est que, dans de nombreux cas, les erreurs des employés et les initiés malveillants représentent une menace. Les informations confidentielles ne sont pas en sécurité si une personne, à l’intérieur ou à l’extérieur d’une organisation, peut y accéder sans autorisation.
3. Bacs de recyclage extérieurs : Ensuite, le personnel d’entretien transfère les documents éliminés dans des bacs de recyclage extérieurs pour les ramasser, ce qui peut donner aux personnes à l’extérieur du bâtiment l’accès à des informations confidentielles. Ces bacs extérieurs ne sont souvent pas verrouillés ni surveillés de près, ce qui donne aux criminels un moyen facile d’accéder aux documents éliminés.
4. Camions: Les professionnels du recyclage chargent ensuite les documents intacts sur un camion pour les transporter à l’installation de tri. Cela donne l’occasion aux manutentionnaires en aval, tels que les travailleurs du recyclage, les camionneurs et autres, d’accéder à des informations confidentielles.
5. Installation de tri : Enfin, les documents sont livrés à l’installation de tri où les travailleurs et les bénévoles les trient et les préparent pour le recyclage. Ces employés et bénévoles peuvent facilement lire, partager et voler toute information sensible contenue dans les documents.

Finalement, l’installation recycle ces documents, mais les entreprises n’ont aucune documentation écrite indiquant quand et où leurs documents sécurisés ont été détruits. Bien que le processus de la « poubelle bleue » contribue à protéger l’environnement, il expose à plusieurs reprises des informations confidentielles, risquant ainsi une violation de données. Ces cinq points de vulnérabilité soulignent l’importance du déchiquetage des documents et de l’établissement de procédures appropriées de destruction des documents.

L’élimination et le recyclage sécurisés des informations sensibles sont possibles

Nous avons conçu le processus de déchiquetage sécurisé des documents de Shred-it en gardant à l’esprit les cinq points de vulnérabilité pour garantir la sécurité des informations confidentielles à partir du moment où un document est jeté pour la première fois jusqu’au moment où il est recyclé. Notre processus comprend trois étapes simples :

1. Les employés déposent leurs documents confidentiels dans une console Shred-it sécurisée. Contrairement au processus traditionnel d’élimination du recyclage où toute personne au bureau pouvait voir et emporter des documents jetés dans des bacs bleus, les consoles Shred-it sont verrouillées et ont une fente biseautée pour empêcher l’accès aux documents éliminés.
   
2. Notre équipe de professionnels vide les consoles et déchiquette tous les documents. Le but du déchiquetage de documents est d’aider à protéger contre l’accès non autorisé aux informations protégées. Dans un processus traditionnel d’élimination du recyclage, les mauvais acteurs peuvent voler des documents sensibles même s’ils ont été déchirés manuellement, mais le déchiquetage peut aider à rendre les documents sécurisés presque illisibles. Shred-it détruit en toute sécurité les documents à l’aide de la dernière technologie transversale certifiée NAID AAA.
3. Enfin, notre équipe livre les documents confidentiels déchiquetés à une usine de papier pour recyclage. Nos clients bénéficient des avantages du recyclage du « bac bleu » sans avoir à sacrifier la sécurité de l’information. Pour deux consoles pleines de papier déchiqueté et recyclé, l’équivalent d’un arbre est économisé.

Protégez vos données avec Shred-it

L’élimination des documents confidentiels ne consiste pas seulement à éliminer les déchets de papier inutiles, mais aussi à protéger votre relation avec vos clients, vos employés, vos partenaires et la communauté. Des politiques et procédures appropriées de déchiquetage de documents protègent votre organisation contre les nombreux risques liés à l’élimination traditionnelle des documents.

Nous suivons un protocole de sécurité en six étapes pour assurer la sécurité des informations confidentielles à chaque étape du processus. Nous exigeons un scan de codes-barres à chaque point de contact pour suivre notre chaîne de possession, et les employés de Shred-it ont les désignations de professionnel certifié en sécurité de l’information, ce qui signifie qu’ils suivent une formation rigoureuse pour apprendre à protéger les informations confidentielles. Nos flottes sont suivies par GPS, nous savons donc où se trouvent vos documents jusqu’à leur destruction. Nous verrouillons également nos conteneurs et nos camions pour assurer la sécurité des informations en transit, et nos installations sécurisées et surveillées aident à protéger vos informations avant qu’elles ne soient détruites. Lorsque le processus est terminé, nous fournissons aux clients un certificat de destruction pour garantir que nous avons détruit et recyclé vos documents.

Avec Shred-it, vous pouvez être sûr que vos informations sont en sécurité à chaque étape du processus et que vous faites votre part pour aider à protéger l’environnement. À l’échelle mondiale, en 2021, nous avons déchiqueté et recyclé en toute sécurité 1,1 milliard de livres de papier. Cela équivaut à 9 millions d’arbres sauvés et à 1,65 million de verges cubes d’espace d’enfouissement économisées.

Apprenez-en davantage sur notre processus sécurisé d’élimination des documents et nos options de déchiquetage sécurisé des documents pour répondre à vos besoins, que vous dirigiez une petite entreprise ou un grand établissement de soins de santé.